Есть работа, которую малый бизнес делает каждый день и тихо ненавидит: оформить счёт, собрать договор, выписать акт. Ничего сложного, но каждый документ это одни и те же реквизиты, суммы и даты, перебитые руками из заказа в шаблон. Ошибся в ИНН или в сумме - переделывай. И так по кругу.
Большие CRM эту задачу вроде бы закрывают, но для маленькой компании или ИП они как костюм на три размера больше: дорого, сложно, и девяносто процентов функций никогда не понадобятся. А нужно-то немного: чтобы данные заказа один раз попали в систему и дальше сами раскладывались по документам.
Я довольно давно вожусь с этой задачей со стороны. Рядом были команды (геодезисты, перевозчики, мастерские), которые тонули в типовых бумагах, а готовые решения им не подходили. В какой-то момент я собрал под это отдельный инструмент, а теперь довёл его до состояния, когда им можно делиться, и открываю на тестирование. Сервис называется 24dox.
Что он делает
Коротко и по делу, без обещаний «искусственного интеллекта нового поколения».
Реестр заказов. Все заказы в одной таблице: клиент, услуга, сумма, платежи. Фильтры и поиск, чтобы не собирать нужное по почте и чатам. Это основа, из которой дальше собираются документы.
Документы из ваших шаблонов. Вы загружаете свои договоры и счета в обычном Word, а система сама находит в них поля (реквизиты, суммы, даты) и подставляет данные из заказа. Не нужно осваивать чужой редактор и переверстывать бумаги под сервис: работают ваши привычные шаблоны.
QR на счетах по ГОСТу. На счёт печатается платёжный код по российскому стандарту. Клиент наводит камеру банковского приложения и платит, не перебивая реквизиты вручную. Меньше ошибок в платежах и быстрее оплата.
Реквизиты по ИНН. Вводите ИНН, и данные организации подтягиваются из ЕГРЮЛ сами. Заодно система не даёт завести одного и того же клиента дважды.
Хранение на Яндекс.Диске. Готовые документы сами раскладываются по папкам в вашем облаке. Ничего не теряется, и всё под рукой, а не в папке «Загрузки».
Кому это
Небольшим компаниям и ИП, у которых поток типовых документов, но нет отдела и бюджета на внедрение большой системы. По опыту это геодезия и кадастр, грузоперевозки, стройка и ремонт, аренда техники и помещений, юридические и бухгалтерские услуги, мастерские и сервисные центры. Если вы каждый день выписываете счета и договоры и устали перебивать реквизиты, это про вас.
Ранний доступ
Сейчас 24dox открыт бесплатно на время тестирования. Мне важна обратная связь от живых пользователей: что удобно, чего не хватает, где жмёт. Взамен рабочий инструмент без оплаты и моя личная помощь с переносом ваших шаблонов, чтобы вы начали не с чистого листа.
Оставить заявку можно на сайте сервиса: 24dox.ru. Там короткая форма: компания, контакты и пара слов про ваш документооборот. Отвечаю лично, обычно в течение дня.
Это тот же принцип, по которому у меня появились Casebox и Система ПРО: инструмент вырастает не из презентации, а из реальной задачи конкретной команды. Если ваша отрасль окажется следующей, тем лучше.